面接の日程変更が必要になったとき、「どうメールすれば失礼にならないか」と不安になる方は多いでしょう。
結論として、面接日程の変更は適切なマナーで伝えれば問題ありません。
本記事では、面接日程変更メールの基本構成と理由別の例文6パターンを紹介します。
コピペですぐ使えるテンプレート付きなので、急ぎの方はそのままご活用ください。
この記事を参考に、面接日程変更メールにおける適切なマナーを身につけ、採用担当者に好印象を与える対応を目指しましょう。
面接の日程変更が必要になる要因【6つ】
まず理解しておきたいのは、面接日程の変更そのものはマイナス評価ではないということです。
企業側もさまざまな要因により、面接の日程変更が求められることを想定しています。
では、具体的にどのような理由で面接の日程変更が生じるのでしょうか。
ここからは、面接の日程変更が必要になる主な要因を6つ紹介します。
学業上の都合
就活では、学業との兼ね合いを考えなければなりません。
就活を優先して選考を受けることもできますが、期試験や必修授業、研究発表などは日程の調整が難しい傾向があります。
また、早期選考を受けると、授業やゼミ活動の日程と重なる可能性が高くなります。
このように、学業上の都合により面接の日程変更を求められることは少なくありません。
健康上の理由
体調不良なども、面接の日程変更が必要になる代表的な要因のひとつです。
発熱や強い疲労、感染症の疑いがある状態で無理に面接を受けると、本来の力を発揮できない可能性があります。
さらに、対面面接で他者へ影響をおよぼすリスクも考慮しなければなりません。
このように、体調を優先する判断は合理的であり、結果として面接の質を保つためにも重要な対応といえます。
他社選考との日程重複
就活では、複数企業の選考を同時に進める必要があります。
そのため、他社選考と日程が重複することは珍しくありません。
とくに、新卒採用は企業側も採用活動の時期をある程度そろえているため、説明会や面接日程が同じ週や同日に集中する傾向があります。
このように、他社の選考日程と重なってしまい面接の日程を変更することがあります。
家庭や私生活の事情
家庭や私生活の事情による変更も、現実的に起こり得る面接日程変更要因のひとつです。
家族の体調不良や介護、子どもの行事、冠婚葬祭などは突発的に発生することが珍しくありません。
こうした事情は個人ではコントロールが難しく、やむを得ず面接日程を変更しなければならなくなります。
交通トラブル・天候の影響
交通トラブルや天候の影響は、外的要因による日程変更の代表例です。
対面での面接では、電車の遅延や運休、台風や大雪といった悪天候により、面接会場への移動が困難になります。
交通トラブル・天候の影響は当日に発生しやすいため、状況に応じて柔軟な対応が求められます。
スケジュール管理ミス
スケジュール管理ミスも、日程変更が必要になる要因のひとつです。
一例として、ダブルブッキングや日時の誤認、カレンダー登録漏れなどにより、予定どおりに対応できなくなることがあります。
就活では、複数の企業に応募することが一般的であり、それぞれ異なる日程で説明会や面接が設定されます。
そのため、予定が短期間に集中し、ダブルブッキングや確認漏れが起こりやすくなるでしょう。
さらに、メールやマイページ、電話など複数のチャネルで案内が届くため、情報の見落としが発生しやすくなります。
面接日程変更メールの基本構成
面接日程変更メールの内容は変更理由によって異なりますが、構成は類似しています。
ここからは、面接日程変更メールの基本構成を5つの項目にわけて紹介します。
メールの基本的なマナーについて知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
また、面接日程変更メールの書き方を始めとした就活に役立つ情報を就活のプロから教えてもらいたい方は、新卒採用に特化した求人サイト「リクスタ」をご利用ください。
＼ 新卒求人サイト ／
＼ 新卒求人サイト ／
件名
件名は、面接日程変更の要件を端的に伝える最も重要な要素です。
採用担当者が一目で内容を把握できるようにするため、「面接日程変更のお願い」など具体的に記載することが求められます。
さらに、氏名を併記すると、誰からの連絡かが明確になり、確認や対応の優先度を判断しやすくなります。
宛先
宛先は、企業名や担当者名を正確に記載する基本項目です。
記載内容が不明確だと、メールの信頼性が下がります。
株式会社の表記や部署名、担当者名を省略せずに書くことで、ビジネスマナーを守った印象を与えられます。
担当者がわからない場合は、「〇〇株式会社 採用ご担当者様」や「株式会社〇〇 御中」などと記載しましょう。
名乗り
名乗りは、自分が誰であるかを明確に伝えるために欠かせない要素です。
氏名だけでなく、応募者であることや面接予定者であることを簡潔に補足すると分かりやすくなります。
採用担当者が多数の応募者を管理していることを踏まえ、識別しやすい表現を意識しましょう。
用件
宛先や名乗りを記載した後に、いよいよ用件に移ります。
日程変更メールの用件では、始めに変更をお願いする旨と謝罪を明確に示しましょう。
最も伝えたいことをはじめに記載することで、読み手の負担を軽減できます。
さらに、謝罪の言葉を添えることで誠意が伝わります。
また、変更をお願いする旨や謝罪とあわせて理由を簡潔に記載することで、納得感を持たせましょう。
そして、代替日程を複数提示することで、円滑な再調整を実現できます。
署名
署名は、連絡先を明確に示しメールを締めくくる重要な要素です。
氏名に加えて電話番号やメールアドレスを記載することで、企業側が迅速に連絡できる状態を整えられます。
また、署名はビジネスメールとしての体裁を整える役割もあるため、簡潔で見やすい形式にまとめましょう。
面接日程変更の理由を伝えるときのポイント【4つ】
面接日程変更メールを送るときは、基本構成を遵守することだけでなく、日程変更理由の伝え方も重要です。
ここからは、面接日程変更の理由を伝えるときのポイントを4つ紹介します。
簡潔かつ正直に伝える
面接日程変更の理由を伝えるときは、理由は簡潔かつ正直に伝えることを意識しましょう。
長々とした説明は、要点がぼやけやすく、相手に負担を与える恐れがあります。
とくに、採用担当者はたくさんの就活生から送られてきたメールを読まなければならないため、読み手の負担を軽減することはスムーズな対応につながります。
さらに、必要以上の情報は、言い訳のように受け取られかねません。
業務都合や体調不良など、事実を端的に示すことで、採用担当者がメールの内容を理解しやすくすることを意識しましょう。
ネガティブな印象を与えない
面接日程変更の理由を伝えるときは、ネガティブな印象を与えない表現で伝えましょう。
採用担当者は理由そのものだけでなく、伝え方や言葉選びから応募者の配慮や対応力を評価しています。
たとえ自己都合であっても、表現が直接的すぎたり配慮に欠けたりすると、自己中心的な印象を与えかねません。
前向きな言い回しや配慮ある表現に言い換えることで、受け手の印象を和らげましょう。
企業に配慮した表現を使う
面接日程変更の理由を伝えるときは、企業に配慮した表現を心がけましょう。
面接日程の変更は、企業側に再調整の手間をかける行為であるため、応募者には相手への配慮が求められます。
さらに、企業はメールの内容から応募者のビジネスマナーやコミュニケーション能力を見極めているため、配慮のある言葉遣いにより相手の立場を考えられる人物として好印象を持ってもらうことが重要です。
企業に配慮した表現により、採用担当者との信頼関係を築けるようにしましょう。
納得感のある理由を意識する
面接日程変更の理由を伝えるときは、相手が納得しやすい内容を意識して伝えましょう。
納得しにくい理由や曖昧な説明は、不信感や疑問を生む要因になります。
採用担当者は、限られた時間の中で多くの応募者対応をこなしているため、一般的に理解しやすい事情であれば、日程変更に対する心理的な負担も軽減されるでしょう。
さらに、事情を明確にすることで、企業側が再度理由を確認する必要がなくなり、やり取りがスムーズに進みます。
納得感のある理由を提示することで、採用担当者が自然に面接の日程変更を受け入れられるようにしましょう。
面接日程変更メールの例文
ここからは、すぐに活用できる面接日程変更メールの例文を日程変更理由別に紹介します。
転職活動で利用できるメールの例文を知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
変更理由①：学業上の都合
例文①
件名：面接日程変更のお願い（〇〇大学・山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。
この度は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、大学の必修授業および試験日程と重なってしまい、当初ご指定いただいた日時での参加が難しい状況です。
誠に勝手なお願いではございますが、下記日程のいずれかにて再調整いただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時以降
・▲月▲日（▲）終日
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
お忙しい中お手数をおかけし申し訳ございませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
例文②
件名：面接日程の再調整のお願い（〇〇大学 山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
人事部 ご担当者様
〇〇大学の山田太郎と申します。
面接日程につきご連絡いただき、ありがとうございます。
誠に恐縮ですが、学業（必修講義）の都合により、指定いただいた日時での参加が難しい状況です。
つきましては、日程の再調整をご相談させていただけますでしょうか。
以下日程であれば調整可能でございます。
・〇月〇日（〇）〇時以降
・〇月〇日（〇）終日
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
変更理由②：健康上の理由
例文①
件名：【日程変更のお願い】面接について（〇〇大学 山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
人事部 ご担当者様
〇〇大学の山田太郎と申します。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、体調不良のため、指定いただいた日時での参加が難しい状況です。
恐れ入りますが、日程の再調整をご相談させていただいてもよろしいでしょうか。
下記日程であれば対応可能でございます。
・〇月〇日（〇）〇時以降
・〇月〇日（〇）終日
お手数をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
例文②
件名：面接日程の再調整のお願い（〇〇大学 山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学の山田太郎です。
面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐れ入りますが、体調不良により医師の指示で安静が必要となり、当初の面接日時での参加が難しい状況です。
現在は回復に向かっており、〇月〇日以降であれば問題なく対応可能な見込みです。
つきましては、上記以降の日程にて再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
ご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが、ご理解のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
変更理由③：他社選考との日程重複
例文①
件名：面接日程のご相談（〇〇大学・山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学の山田太郎です。
この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐れ入りますが、他社の選考スケジュールと日程が重なってしまい、やむを得ず調整のご相談をさせていただきたくご連絡いたしました。
可能であれば、別日程にて面接の機会を頂戴できましたら大変ありがたく存じます。
ご都合のよろしい日時をご教示いただけますと幸いです。
こちらの都合でご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
例文②
件名：面接日程再調整のお願い（〇〇大学 山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
人事部 ご担当者様
〇〇大学の山田太郎と申します。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、他社選考との日程重複により、指定いただいた日時での参加が難しい状況です。
つきましては、面接日程の再調整をご相談させていただけますでしょうか。
以下日程であれば調整可能でございます。
・〇月〇日（〇）〇時以降
・〇月〇日（〇）終日
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
変更理由④：家庭や私生活の事情
例文①
件名：面接日程変更のお願い（〇〇大学・山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。
この度は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、家庭の事情により当初ご指定いただいた日時での参加が難しい状況となりました。
誠に勝手なお願いではございますが、面接日程の再調整をご相談させていただけますでしょうか。
以下の日程であれば調整可能でございます。
・〇月〇日（〇）〇時以降
・〇月〇日（〇）終日
お忙しい中ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
例文②
件名：面接日程の再調整のお願い（〇〇大学 山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学の山田太郎です。
この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐れ入りますが、私的な事情によりやむを得ず当初の日程での参加が難しくなってしまったため、ご連絡差し上げました。
可能であれば、別日程にて面接の機会を頂戴できますと幸いです。
ご都合のよろしい日時をご教示いただけますでしょうか。
こちらの都合でご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
変更理由⑤：交通トラブル・天候の影響
例文①
件名：交通機関遅延に伴う面接日程変更のお願い（〇〇大学・山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。
この度は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、交通機関の遅延（悪天候の影響）により、当初ご指定いただいた日時に間に合うことが難しい状況です。
誠に勝手なお願いではございますが、面接日程の再調整をご相談させていただけますでしょうか。
以下の日程であれば調整可能でございます。
・〇月〇日（〇）〇時以降
・〇月〇日（〇）終日
ご多忙のところご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
例文②
件名：悪天候の影響に伴う面接日程のご相談（〇〇大学 山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学の山田太郎です。
面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐れ入りますが、当日、悪天候の影響により交通機関に大幅な遅延が発生しており、予定時刻での到着が難しい見込みです。
つきましては、大変恐縮ではございますが、別日程にて面接の機会をいただくことは可能でしょうか。
ご都合のよろしい日時をご教示いただけますと幸いです。
急なお願いとなりご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
変更理由⑥：スケジュール管理ミス
例文①
件名：面接日程再調整のお願い（〇〇大学・山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。
この度は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、日程の確認に不備があり、当初ご指定いただいた日時での参加が難しい状況となってしまいました。
私の不手際によりご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんが、面接日程の再調整をご相談させていただけますでしょうか。
以下の日程であれば調整可能でございます。
・〇月〇日（〇）〇時以降
・〇月〇日（〇）終日
お忙しい中お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
例文②
件名：面接日程変更につきご相談のお願い（〇〇大学 山田太郎）
本文：
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学の山田太郎です。
この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐れ入りますが、私のスケジュール管理の不備により、面接日程に重複が生じてしまい、当初の日時での参加が難しい状況です。
本来このような事態を招くべきではなく、深く反省しております。
誠に勝手なお願いではございますが、別日程にて面接の機会をいただくことは可能でしょうか。
ご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
山田 太郎
〇〇大学〇〇学部〇年
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――
ーまとめー
面接の日程変更によるマイナス評価を防ごう！
今回は、面接日程変更メールの基本構成や、すぐに使える例文などについて解説しました。
面接日程の変更は決して失礼にあたるものではありませんが、対応次第で企業に与える印象は大きく変わります。
変更が必要になったときは、できるだけ早めに連絡し、理由は簡潔に伝えることが求められます。
さらに、全体を通して丁寧で誠実な文章を心がけることで、採用担当者へ好印象を与えられるでしょう。
本記事で紹介したポイントを意識することで、日程変更によるマイナス評価を防ぐだけでなく、選考をスムーズに進められるようにしましょう！
また、就職活動を成功させるためには、正しいビジネスマナーと併せて、自分に合った求人を効率よく探すことが求められます。
新卒採用に特化した求人サイト「リクスタ」では、入念なヒアリングをもとにそれぞれの就活生に合った求人を紹介してくれます。
さらに、就活支援実績豊富なアドバイザーが就活生をサポートしてくれるため、質の高い就職活動を実現しやすくなります。
「リクスタ」を活用し、就職活動成功の第一歩を踏み出しましょう！
まとめ
面接の日程変更によるマイナス評価を防ごう！
今回は、面接日程変更メールの基本構成や、すぐに使える例文などについて解説しました。
面接日程の変更は決して失礼にあたるものではありませんが、対応次第で企業に与える印象は大きく変わります。
変更が必要になったときは、できるだけ早めに連絡し、理由は簡潔に伝えることが求められます。
さらに、全体を通して丁寧で誠実な文章を心がけることで、採用担当者へ好印象を与えられるでしょう。
本記事で紹介したポイントを意識することで、日程変更によるマイナス評価を防ぐだけでなく、選考をスムーズに進められるようにしましょう！
また、就職活動を成功させるためには、正しいビジネスマナーと併せて、自分に合った求人を効率よく探すことが求められます。
新卒採用に特化した求人サイト「リクスタ」では、入念なヒアリングをもとにそれぞれの就活生に合った求人を紹介してくれます。
さらに、就活支援実績豊富なアドバイザーが就活生をサポートしてくれるため、質の高い就職活動を実現しやすくなります。
「リクスタ」を活用し、就職活動成功の第一歩を踏み出しましょう！
＼ 新卒求人サイト ／
＼ 新卒求人サイト ／
