これで迷わない！就活で企業に電話問い合わせをする時のマナー集

就職活動を始めると、エントリーや説明会予約、選考状況の確認など、企業と直接やり取りをする場面が出てきます。

その中でも「電話での問い合わせ」は、多くの就活生が不安を感じやすいタスクのひとつです。

電話での問い合わせは、メールやチャットに比べて即時性が高く、相手の反応がその場で返ってくるため、

と緊張する人も少なくありません。

本記事では、就活にて企業へ電話問い合わせる際に押さえておきたい基本マナーから、好印象につなげるポイントまでを詳しく解説します。

就活にて電話で問い合わせるタイミング【4つ】

株式会社マイナビによると、企業と個別の連絡を取る際、便利だと思うツールとしてメールや専用アプリと回答した就活生が3割以上いました。
その一方で、同調査にて電話と回答した2024年卒は18.5%と他のツールよりも不便であると感じている方が多い傾向があります。

SNSや就活支援ツールが誕生した現代でも電話で企業へ問い合わせる事例が見られます。

では、具体的にどのような場面で電話での問い合わせが見られるのでしょうか。

ここからは、電話にて企業へ問い合わせる主なタイミングを4つ紹介します。

  緊急で確認が必要な情報があるときは、電話で問い合わせるのが適切です。

一例として、応募締切の直前や提出書類の不備など、すぐに対応しなければ選考に影響が出る内容は、メールでは間に合わない可能性があります。

電話であればその場で回答を得られるため、状況を正確に把握しやすくなります。

  | 説明会や面接当日に参加できなくなった場合は、速やかに電話で連絡しましょう。

当日の欠席や遅刻は、企業側のスケジュールに直接影響するため、迅速に状況を伝えることが求められます。

メールよりも電話のほうが確実に伝わり、誠意を持って対応している印象を与えやすくなります。

なお、電車内など電話が難しい場合は、メールなどで連絡しましょう。

  企業からの連絡予定日を過ぎても連絡がない場合は、電話で確認しても問題ありません。

電話では催促ではなく、あくまで確認という姿勢で問い合わせることが求められます。

選考結果や次の選考の案内が来ないと不安を抱きやすくなりますが、落ち着いて事実を確認しましょう。

また、連絡を見逃していることもあるため、電話する前にもう一度連絡が来ていないか確認してください。

  メールを送っても返信がなく、期限が迫っている場合は電話での問い合わせが適切です。

企業からメールでの返信がないことは、必ずしも不採用になったことを表しているわけではありません。

企業側がメールを見落としている可能性も考えられます。

電話で補足的に連絡を入れることで、情報の行き違いを防ぐことにつながります。

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就活で企業へ電話をかける前に準備すること【5つ】

電話で企業に問い合わせるのって、正直ちょっと緊張しますよね。
「何を話せばいいんだろう」「失礼な言い方をしてしまわないかな…」と、不安になる就活生も多いはずです。

でも大丈夫。
事前にポイントを押さえて準備しておくだけで、電話でのやり取りはぐっとスムーズになります。

ここからは、
「これだけ準備しておけば安心！」という、企業へ電話をかける前にやっておきたい5つのポイントを紹介します。
初めての電話問い合わせでも落ち着いて対応できるよう、一つずつ確認していきましょう。

  | 就活で企業に電話をかけるときは、事前に問い合わせる内容を整理しましょう。

一例として、応募条件や募集内容に関する問い合わせでは、「〇〇学部の学生でも応募可能かを確認する」や「総合職と一般職は併願できるのかを聞く」というようにざっくりでも構わないので、話す内容を決めてください。

何を確認したいのかが曖昧なままでは、話が長引いたり、要点が伝わらなかったりする恐れがあります。

質問事項を事前に書き出しておくことで、落ち着いて会話を進められるようにしましょう。

  | 就活で企業に電話をかけるときは、企業名や部署名、担当者名を正確に把握しておきましょう。

問い合わせ先の情報を把握していないと、電話口で戸惑ってしまい、用件が上手く伝わらない恐れがあります。

求人票や企業の採用ページを見直し、必要な情報を事前に整理しておきましょう。

求人票や採用ページに電話番号が記載されていない場合は、以下のようにメール等で事前に担当者へ確認してください。

  | 就活で企業に電話をかけるときは、静かで話しやすい場所に移動しましょう。

周囲が騒がしい場所では声が聞き取りづらく、用件が伝わりにくくなります。

自分の声がはっきり届く場所を選ぶことで、スムーズにやり取りできます。

とくに、電車の遅延などにより移動中に電話をかけなければならないときは、駅のホームや人通りの多い場所を避け、建物の端や壁際など比較的静かな位置へ移動してください。

  | 企業へ電話をかける際は、会話内容をすぐにメモできる状態にしておきましょう。

日程や担当者名、今後の流れなどは、その場で記録しないと忘れてしまう可能性があります。

メモを取りながら話を聞くことで、相手の説明を正確に把握できます。

なお、電話の音声を録音できる場合は、後で聞き返せるようにしておきましょう。

電話で企業へ問い合わせても、担当者につながらない場合があります。

  | そのようなときに備え、折り返し電話に対応できるように準備しておきましょう。

一例として、着信に気づける設定にしておいたり、電話に出たらすぐに大学名と氏名を名乗れるようにしたりしてください。

とくに、知らない番号を着信拒否している場合は、事前に担当者の連絡先を登録しておくようにしましょう。

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就活で企業へ電話をかけるときに守るべき基本的なマナー【8つ】

就活で企業へ電話する際、内容と同様に基本的なマナーを守れているかが見られています。

ここからは、就活で企業へ電話をかけるときに守るべき基本的なマナーを8つ紹介します。

  | 企業へ電話をかける際は、「もしもし」を使わないようにしましょう。

「もしもし」は私的な電話の表現であり、ビジネスシーンでは適切ではないとされています。

電話の第一声は、「もしもし」の代わりに「お忙しいところ失礼いたします」などの丁寧なクッション言葉を用いてください。

「もしもし」と言ってしまっても、焦って無理に言い直す必要はありません。

話の流れを止めるとかえって不自然になるため、そのまま話を続けたり、「失礼いたしました。」と軽く謝罪したりするようにしましょう。

  | 電話がつながったときは、名乗りとして大学名と学部を伝えましょう。

担当者は、多数の就活生とやりとりしているため、氏名だけでは担当者が誰から連絡が来たのか判別できない恐れがあります。

大学名と学部、氏名をセットで伝えることで、担当者が状況を把握しやすいようにしましょう。

  | 就活で電話するときは、名乗りの後に電話の用件を伝えましょう。

名乗りや前置きが長く、用件を後回しにすると、なぜ問い合わせたのかがわからず、戸惑ってしまいます。

用件を簡潔に伝えることで、担当者に好印象を与えられる電話対応を目指しましょう。

  | 就活で企業に問い合わせるときは、ゆっくりハキハキと話すことを意識しましょう。

緊張により早口になると、担当者が用件を聞き取りづらくなります。

とくに、電話は対面以上に話し声が聞き取りにくいため、語尾まで丁寧に発音し、落ち着いたスピードで話しましょう。

  | 就活で企業に問い合わせるときは、日程や時間、担当者名などの重要事項を復唱しましょう。

重要事項を復唱することで、自分の理解が正しいかをその場で確認できます。

また、企業側にとっても聞き間違いを防げるため、丁寧な対応として受け取られます。

なお、重要事項を復唱するときは、相手の話が終わったことを確認してから話し始めてください。

  | 相手の話が聞き取れないとき、反射的に「はい？」や「え？」と言ってしまう方も少なくないでしょう。

しかし、相手の話が聞き取れなかったときに「はい？」や「え？」というのは、就活の場では失礼に感じられることがあります。

相手の話が聞き取れないときは、「恐れ入りますが、もう一度お話しいただいてもよろしいでしょうか」や「電波の影響か、少し聞き取りにくくなっておりまして」というように丁寧な言葉遣いで聞き直しましょう。

  | 電話で企業の担当者と話すときは、相づちの量に気を配りましょう。

相づちが多すぎると話を遮っているように感じられ、少なすぎると話を聞いていないと誤解されかねません。

相手が2〜3文話したら1回程度相づちすることを目安にしてください。

また、企業との電話では「うん」というカジュアルな表現ではなく、「はい」や「承知しました」というように丁寧な相づちを意識しましょう。

  | 企業への電話は、必ず営業時間内にかけましょう。

一般的に、平日の午前10時から11時、午後14時から16時頃が無難な時間帯とされています。

また、極力始業直後や昼休み、終業間際は避けてください。

どうしても営業時間外に連絡しなければならない場合は、第一声で「営業時間外に失礼いたします」という時間外連絡のお詫びを伝えましょう。

就活における企業への電話に関するQ&A【10選】

電話に慣れていない方ほど、企業への連絡に戸惑いを感じやすいでしょう。

そこで、ここからは就活で企業へ電話で問い合わせるときによく見られる疑問をQ&A形式で10個紹介します。

就活において、電話以外でどのような疑問や不安があるか知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

現在の就活では、多くの学生が携帯電話を利用しており、企業側もそれを前提に対応しています。

そのため、固定電話でなければ失礼にあたるということはなく、過度に心配する必要はありません。

なお、携帯電話は、折り返し電話や急な連絡にもすぐ対応できるというメリットがある一方で、電波状況が不安定な場所では音声が途切れやすくなることなどに注意しなければなりません。

自宅に固定電話があり、落ち着いた環境で通話できる場合は、固定電話を使うことも検討してください。

メッセージを残さずに電話を切ってしまうと、再度連絡が必要になり、やり取りが増えてしまいます。

なお、メッセージを残す際は、「大学名」、「氏名」、「電話をかけた目的」、「折り返し先」などを簡潔に伝えましょう。

また、留守電ではなくSMSで用件を伝えるのもおすすめです。

電話は相手の業務時間を使う連絡手段であるため、質問内容への配慮が求められます。

調べれば分かることを電話で聞くと、情報収集が不十分だという印象を与えかねません。

また、給与や休日など条件面ばかりを強調した質問も、電話で聞くのを控えましょう。

一例として、電話の途中であれば、「恐れ入りますが、念のためもう一度確認させていただいてもよろしいでしょうか」と伝えてください。

聞き直すこと自体は失礼ではなく、正確に理解しようとする姿勢として受け取られます。

なお、既に電話を切ってしまった場合は、早めに折り返すか、フォローメールで確認してください。

電話対応は、書類や面接以外で人柄や社会人としての基本姿勢が伝わる場面です。

とくに、採用担当者と直接やり取りをする場合、話し方や配慮の有無が印象に残ることがあります。

丁寧な言葉遣いや落ち着いた受け答えができていれば、マイナス評価になることはほとんどありませんが、電話も選考の一部だと意識して対応しましょう。

電話を先に切ってしまうと、急いでいる、配慮が足りないと受け取られかねません。

用件が終わったら、「本日はお時間をいただき、ありがとうございました。」とお礼の言葉を伝えることで、丁寧な印象を与えられます。

その後、相手の「失礼します」や「それでは」といった言葉を待ちましょう。

なお、相手から「お切りください」と促された場合は、その指示に従って問題ありません。

理想的なのは、着信に気づいてから30分以内、遅くとも当日中に折り返すことです。

就活中の電話は、面接日程や選考に関する重要な連絡の可能性があります。

折り返しが遅れると、連絡を軽視している印象を与えかねません。

どうしても当日中が難しい場合は、翌営業日の早い時間帯に連絡しましょう。

また、折り返し電話する際は、不在だったことへのお詫びを最初に伝えてください。

企業からの連絡は、基本的に番号を通知した状態でかかってきます。

そのため、非通知だからといって必ずしも重要な連絡とは限りません。

非通知の電話に出ること自体がマナー違反になるわけではありませんが、慎重に対応することを意識しましょう。

非通知に不安を感じるときは、無理に応答せず留守番電話の有無を確認してください。

多くの企業では、総合窓口が担当部署への取次ぎ役を担っています。

そのため、就活生が総合窓口へ問い合わせる事例は珍しくありません。

なお、総合窓口に電話をかける際は、大学名と氏名を名乗り、採用に関する問い合わせであることを最初に伝えましょう。

また、要件を簡潔に説明することで、スムーズに適切な部署へつないでもらえます。

過去にメールや電話で連絡を取った相手がいれば、その方に連絡するのが最もスムーズです。

もし特定の担当者が分からない場合は、「新卒採用ご担当者様」宛てに連絡してください。

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