履歴書はパソコンでつくれる？就活マナーと注意点を解説

履歴書は、応募者がどのような人物で、なぜその企業を志望したかを示す重要な書類です。

履歴書の内容をもとに面接することもあるため、企業ごとに内容を考える必要があります。

しかし、何十社もエントリーすることがある就活において、履歴書を会社ごとに作成するのは非常に手間がかかるでしょう。

そこで、本記事では履歴書をパソコンで作成するときのマナーや注意点について解説します。

履歴書はパソコンで作成してもいいのか？

  結論から言うと、手書きという指定がない限り、履歴書をパソコンで作成しても問題ありません。

パーソルキャリア株式会社によると、採用担当者は、履歴書の作成方法について以下のように考えています。

また、株式会社キュービックの調査にて、今後一般的になりそうな履歴書の作成方法として、87%がパソコンやスマホと回答するなど、今後パソコンなどのデジタル媒体での作成が主流になると考えられています。
さらに、近年ではWeb上に履歴書のテンプレートが後悔されていたり、企業がデータでの提出を求めたりすることが増えています。

各作成方法の主なメリットは、以下のとおりです。

 履歴書をパソコンで作成すると、内容をスムーズに修正したり、更新したりできます。

手書きの場合は、ボールペンなどを使用するため、一文字でもミスがあると、最初から書き直さなければならないことがあります。

パソコンで作成すると、誤字脱字や企業ごとの志望動機の変更も、該当箇所を選んで打ち直すだけで済むでしょう。

このような柔軟さと作業の速さは、就職活動の準備を効率的にしてくれます。

 履歴書をパソコンで作成すると、文字の大きさやフォントが均一になり視認性が高まります。

とくに、採用担当者が多数の履歴書に目を通す場合、見やすさは評価に影響する要素となるでしょう。

手書きの履歴書は、文字の癖や書き込みの密度によって見づらくなることがあります。

一方で、パソコンで作成すると、行間や余白のバランスを整えやすく、読みやすいレイアウトに仕上げられます。

 履歴書をパソコンで作成すると、短時間で効率よく仕上げられます。

手書きで履歴書を作成すると、少しの修正でも一から書き直さなければなりません。

そのため、膨大な時間と労力を費やすことになります。

一方で、パソコンで作成すると、一度作成したデータをもとに、企業ごとに必要な箇所だけを編集すれば済むため、何度もいちから書く必要がありません。

とくに、複数の業界や企業を志望している場合は、スピーディーな対応が求められるため、パソコンでの作成は、就活の効率化において非常に効果的です。

 履歴書をパソコンで作成すると、ファイルとして保存できるため、管理しやすくなります。

基本的に手書きの場合は原本しかないため、紛失したり、汚れたりした場合、いちから作成しなければなりません。

一方で、パソコンで作成しておくと、クラウドやUSBなどにバックアップできるため、紛失などのトラブルを防げます。

また、データとして管理することで、自己PRなどの使いまわしも容易になります。

 履歴書を手書きで作成すると、文字のひとつひとつに時間と労力がかかるため、丁寧さや誠実さをアピールできます。

パソコン作成の履歴書は整って見やすい一方で、個人の熱意や人柄が伝わりにくい場合も少なくありません。

履歴書を手書きで作成することで、たとえ字に自信がなくても、一生懸命書いたことが伝わると、それが評価につながる可能性もあります。

また、手書きで作成すると、採用担当者が書類に込められた気持ちや真剣な姿勢を文字から読み取ることがあります。

 履歴書を手書きで作成すると、時間と手間をかけて書いた分だけ応募への熱意が伝わります。

パソコンで作成した履歴書は、整っていて読みやすい一方、機械的な印象を与えることも少なくありません。

自分の言葉を一文字ずつ丁寧に書くことで、誠意や本気度が表れます。

とくに、人物重視の企業では、文字からにじみ出る気持ちを重視する傾向があります。

このように、企業へ就職するためにわざわざ手書きで履歴書を作成したという姿勢が、採用担当者の心に響くこともあるでしょう。

 履歴書を手書きで作成すると、文字の筆跡や書き方からその人の人柄や性格が伝わります。

一例として、字の大きさや行間の取り方、書き直しの跡などから、几帳面さや丁寧さ、粘り強さを感じ取れます。

パソコン作成で作成した履歴書は、均一なフォントで整った印象を与えられる反面、個性や感情が伝わりにくいという側面があります。

手書き特有の文字の温かみにより、採用担当者は就活生がどんな人物かを想像しやすくなるでしょう。

このように、見た目の美しさだけでなく、書類全体からにじみ出る雰囲気が評価につながることもあります。

履歴書の主な項目【6つ】

履歴書は、企業によって異なる形式が指定されることも少なくありません。

しかし、なかには共通している項目もあります。

ここでは、履歴書の主な項目を6つ紹介します。

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履歴書には、以下のような基本情報を記載します。

  このような基本情報は、応募者を正確に識別し、連絡を取るために欠かせない項目です。

とくに、電話番号やメールアドレスは、連絡ミスを防ぐためにも最新の情報を記載しましょう。

また、生年月日や年齢の欄は、企業が年齢構成やキャリアバランスを見る際の参考になります。

さらに、住所は都道府県から正確に記入し、番地や建物名も省略せずに記載するのが望ましいとされています。

履歴書には、中学卒業以降の学歴を時系列で記載しましょう。

  学校名は正式名称で記入し、省略は避けるのが基本です。

また、入学・卒業の年月も西暦または和暦で統一し、分かりやすく記載しましょう。

大学では学部や学科名まで明記することで、専門性や志向が伝わりやすくなります。

さらに、転校や中退がある場合も、事実を簡潔に記すことが信頼につながります。

学歴の記載方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

履歴書には、取得済みの免許や資格を正式名称で記載しましょう。

  免許や資格は、取得年月順に記入するのが一般的です。

また、見やすさを意識しながら記載してください。

なお、現在勉強中の資格については、「○○取得に向け勉強中」と記載しても問題ありません。

就活や転職に役立つ資格について知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

履歴書には、企業への志望動機を自分の言葉で具体的に記載しましょう。

  なぜその企業を選んだのか、どのように貢献できるかを明確に伝えることで、採用担当者に自分の強みをアピールできます。

また、企業の理念や事業内容と自分の経験や価値観を結びつけて表現すると、説得力が増すでしょう。

なお、テンプレートの使い回しでは熱意が伝わりにくいため、応募先ごとに内容を見直してください。

履歴書には、自分の強みや長所をアピールする自己PRを記載します。

  過去の経験や実績をもとに、具体的なエピソードを交えて書くことで、説得力が増すでしょう。

また、単なる性格の説明にとどまらず、企業でどのように活かせるかまで触れてください。

さらに、自己分析をもとに、自分らしさが伝わる表現を心がけましょう。

自己PRの書き方について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

履歴書には、以下のような応募者の希望を記載する本人希望記入欄があります。

待遇や勤務時間に関する要望は、どうしても譲れない事情がある場合のみに留めましょう。

また、希望を記載する際は、企業側への配慮を忘れず、丁寧な表現を心がけてください。

  過度な主張はマイナス評価につながる可能性があるため、慎重に記載してください。

なお、とくに希望がない場合は「貴社の規定に従います。」と記載しましょう。

パソコンで履歴書を作成する際のマナー

履歴書を作成するときは、手書き・パソコン問わずいくつかマナーが存在します。

マナーを守らずに履歴書を作成すると、採用担当者へ悪い印象を与えるでしょう。

そこで、ここからはパソコンで履歴書を作成するときのマナーを5つ紹介します。

  | 履歴書の書式は、JIS規格の様式を基準に作成しましょう。

JIS規格とは、日本産業規格の略で、製品やサービスの品質・安全・互換性を定めた国家規格です。

JIS規格の履歴書には必要な情報が過不足なく含まれているため、安心して利用できます。

また、市販のテンプレートや就職サイトで配布されているフォーマットを活用するのもおすすめです。

なお、市販のテンプレートや就職サイトで配布されているフォーマットを使用する場合は、項目の順序や見出しの表記が一般的な形式から大きく逸れないことを確認しましょう。

また、パソコンで履歴書を作成する場合は、読みやすさと整ったレイアウトを意識して作成してください。

  | 履歴書のフォントは、視認性と信頼性を意識して選びましょう。

一般的に以下のようなフォントは、読みやすく、ビジネスシーンでよく使われます。

なお、手書きのような装飾的フォントやカジュアルな書体は、就活では避けた方が無難です。

また、フォントサイズは10.5〜12ポイントが推奨されています。

見出しと本文でフォントサイズを使い分けると、より見やすくなります。

  | 履歴書の用紙サイズは、A4またはB5のいずれかを使用しましょう。

一般的なビジネス文書は、A4サイズが推奨されます。

しかし、企業によってはB5サイズを想定している場合もあるため、提出先の指定がないか事前に確認してください。

サイズを統一することで、職務経歴書など他の書類との見た目にも一貫性が出ます。

また、履歴書は片面印刷が基本となるため、余白や配置にも配慮して仕上げましょう。

手書き・パソコン問わず、履歴書には証明写真が必要です。

  | 履歴書の証明写真は、スーツ着用で清潔感のあるものを使用しましょう。

また、写真館で撮影した高品質な画像を使うことで、より信頼感のある印象を与えられます。

さらに、背景は白や水色などシンプルなものを選び、顔全体がはっきりと写っていることを確認しましょう。

なお、パソコンで履歴書を作成する場合は、写真データを直接履歴書に貼り付けて印刷する方法が一般的です。

画像サイズや位置がずれていると見栄えが悪くなるため、配置にも十分な注意を払いましょう。

また、写真館や証明写真機で撮影する場合は、JPEGやPNG形式のデータで受け取れるかも確認してください。

履歴書に添付する写真について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

  | 履歴書は、PDFで提出しましょう。

WordやExcelのまま提出すると、文字化けや編集のリスクがあります。

PDF形式にすることで、どの環境でもレイアウトが崩れず、内容を正確に伝えられるでしょう。

なお、応募企業の指定がある場合は、必ずその形式に従い、提出前にはファイルの中身を再確認しておくと安心です。

また、ファイル名には「履歴書\_氏名\_日付」などを含め、誰の書類かが一目で分かるように工夫してください。

パソコンで作成した履歴書をメールで送るときの注意点

履歴書は、手渡しや郵送することもありますが、メールに添付して提出することもあります。

メールで提出する場合は、以下のことに注意してください。

  ファイルを添付し忘れない
  企業名や採用担当者の名前を間違えない
  署名をつける

また、履歴書を提出するときのメールは、件名や本文を簡潔にしつつ、礼儀正しさを意識して作成しましょう。