就活で使えるお問い合わせメール例文集｜失礼にならないメールの書き方とは？

就活における連絡手段としてメールをイメージする方も少なくないでしょう。

説明会の問い合わせや選考日程の調整、OB・OG訪問の依頼、内定後の連絡など、メールは企業との最初の接点になります。

そのため、メールの書き方ひとつで応募者の社会人マナーや人柄を見定められます。

しかし、

などにより悩む就活生は珍しくありません。

この記事では、就活でそのまま使えるお問い合わせメールの例文や失礼にならないメールの書き方などをわかりやすく解説します。

就活における採用担当者との連絡手段でメールが利用される理由【5つ】

近年は、就活支援ツールのチャット機能やSNSなど、企業と就活生との連絡にはさまざまなツールが用いられています。

そのような中、メールは長年就活を含めた多くのビジネスシーンで活用されています。

電話などの連絡手段もある中で、なぜ昨今までメールが活用されているのでしょうか。

ここからは、就活における採用担当者との連絡手段でメールが利用される理由を5つ紹介します。

帝国データバンクによると、企業の約40%がSNSを活用しています。

近年は、SNSや就活支援ツールのチャット機能を活用している企業が増えています。

しかし、すべての企業がSNSや就活支援ツールを使いこなしているわけではありません。

  その一方で、メールはビジネスシーンにおけるフォーマルな連絡手段として広く浸透しています。

そのため、就活でも同様に、社会人として適切な距離感を保ちながら連絡できるツールとして選ばれています。

  送受信の内容が自動的に保存されることで、やり取りの記録を残せる点もメールが利用されている理由のひとつです。

メールは、送受信した履歴が確認できるだけでなく、メールスレッドによりグルーピングすることもできます。

このように、過去の連絡を簡単に確認できるため、面接日程や提出期限などの重要事項に対する認識を防げます。

また、検索機能により効率的に該当のメールを探せるため、管理も容易です。

  メッセージにファイルを添付できることも、就活でメールが活用される背景のひとつです。

就活では、エントリーシートや履歴書などの書類をPDFやExcelファイルで提出することがあります。

とくに、オンライン選考が増えている現在では、データでの必要書類は、迅速に共有できる方法として重宝されています。

しかし、SNSや就活支援ツールの中には、ファイルのやり取りについて制限をかけているツールも少なくありません。

メールにもファイルの容量などの制限はありますが、就活関連のデータをやり取りするうえでは問題なく利用できるでしょう。

電話は、採用担当者の都合を考慮し、営業時間内に連絡することが求められます。

  その一方で、メールは時間や場所に縛られず連絡できるため、就活生と企業の双方にとって利便性の高い連絡手段といえるでしょう。

また、電話のように相手の業務を中断させる心配が少なく、それぞれの都合のよいタイミングで内容を確認したり、返信したりできます。

こうした柔軟性により、忙しい採用活動の中でもスムーズな情報共有が実現されています。

  メールは、文章の構成や敬語の使い方から、ビジネスマナーやコミュニケーション能力を見極められる連絡手段です。

一例として、件名の付け方や要点のまとめ方には個人の配慮や論理性が表れやすく、採用担当者が人物像を判断する参考になります。

このように、企業は単なる連絡だけでなく、社会人としての基礎力を確認する機会としてもメールを活用しています。

電話のマナーについて知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

メールの基本構成

一般的に、ビジネスシーンにおけるメールの構成は決まっています。

ビジネスメールの主な構成要素は、以下のとおりです。

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  メールでは、本文とは別に件名を作成できます。

件名がなくてもメールを送れますが、件名がない状態でメールを送ると、配慮に欠けた印象を与えてしまいます。

とくに、採用担当者は日々多くのメールを受信しているため、件名が空白だと重要度や用件を瞬時に判断できません。

  メールの本文を作成するうえで、最初に記載するのは宛先です。

宛先は企業名や部署名、担当者名を正式名称で記載してください。

また、企業名を記載するときは「株式会社」を省略しないなど表記の正確さを意識しましょう。

担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」とすることで、失礼のない丁寧な印象を与えられます。

  宛先を記載したら、挨拶と名乗りに入ります。

メールにおける挨拶と名乗りは、会人としての礼儀や配慮を示すための重要な導入部分です。

「お世話になっております。」といった基本的な挨拶に続けて、大学名や学部、氏名を明確に伝えます。

挨拶と名乗りにより最初に自分が誰であるかを示すことで、その後の内容も理解しやすくなります。

  挨拶と名乗りを終えたら、用件を伝えます。

宛先や前書きが丁寧だとしても、用件が上手く伝わらないとコミュニケーションが取れません。

丁寧に書くことも重要ですが、簡潔かつ分かりやすい表現を意識して用件を記載しましょう。

  用件をすべて記載した後は、締めの言葉でメール全体の印象を整えましょう。

メールの書き出しも重要ですが、締めの言葉も採用担当者への印象を大きく左右します。

「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」など相手を気遣う表現を添えることで、丁寧な印象を与えられるようにしましょう。

  ビジネスメールでは、本文の最後に送信者の情報をまとめた「署名」を付けます。

送られてきたメールに返信することも可能ですが、緊急性が高い用件などはメールに電話番号などを記載しておくと、スムーズに連絡できます。

しかし、名乗りで送信者の情報を詳しく書いてしまうと、内容がわかりづらくなってしまうでしょう。

メールを作成する度に同じ内容の署名を挿入できる機能もあるため、ぜひ活用してみてください。

失礼にならないメールを送るためのポイント【6つ】

採用担当者に対して失礼にならないメールを送るためには、いくつか注意すべきことがあります。

ここからは、失礼にならないメールを送るためのポイントを6つ紹介します。

  | 企業へメールを送るときは、伝えたい内容をあらかじめ整理しましょう。

要点がまとまっていない状態で書き始めると、冗長になってしまいます。

とくに、1日にたくさんのメールを確認する採用担当者にとって、文章が長いメールは大きな負担になってしまうでしょう。

事前に目的や質問事項を書き出しておくことで、分かりやすく簡潔なメールを目指しましょう。
また、面接日程の調整など、採用担当者へメールで依頼するときは、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識しながら用件をまとめてください。

  | メールの用件を記載するときは、結論を最初に伝えることを意識しましょう。

冒頭で伝えたいことを明確にすると、受信者は内容を素早く理解でき、その後の説明も把握しやすくなります。

また、ビジネスの場では効率的なコミュニケーションが重視されるため、読み手への配慮としても効果的です。

事前に伝えたいことをまとめたうえで冒頭に結論を記載することで、採用担当者に意図が伝わりやすいメールを作成しましょう。

  | 採用担当者へメールを送るときは、件名や本文の誤字脱字を防ぐために誤字脱字チェックツールを活用しましょう。

誤字脱字チェックツールとは、文章内の入力ミスや変換間違い、不自然な表現などを自動で検出し、修正をサポートするツールのことです。

メールに誤字脱字があると、注意力や仕事の丁寧さに欠けるという印象を採用担当者に与える恐れがあります。

誤字脱字チェックツールを利用することで、自分では気付きにくい変換ミスや表記揺れも客観的に確認でき、文章の正確性を向上させられるでしょう。

最近では、無料で使えるサービスも存在しているため、メールだけでなく履歴書等にも誤字脱字チェックツールを活用してみてください。

  | 採用担当者へメールを送信するときは、送信遅延機能や配信時間設定機能を利用し、配信時間を調整しましょう。

メールには、送信ボタンを押した直後に送信されないようにする「送信遅延機能」や、指定した日時にメールを送る「配信時間設定機能」などが搭載されています。

メールを送信してから誤字脱字等に気付いたとしても、メールの配信時間を遅らせることで、採用担当者へ届く前に内容を修正できます。

緊急性が高くないメールについては、送信遅延機能や配信時間設定機能などでメールを見直せるようにしましょう。

  | メールで円滑に採用担当者とのコミュニケーションをとりたい方は、就活専用のメールアドレスを作成しましょう。

返信が必要なメールを長期間放置してしまうと、採用担当者からの印象が悪くなります。

普段使いのメールアドレスと分けることで、企業からのメールを見逃しにくくなります。

さらに、就活用の署名を作成する場合、メールアドレスをわけておくことで、普段使いのアカウントで署名を付けることを防げるでしょう。

また、就活支援サービス利用時に登録するメールアドレスも就活専用メールアドレスがおすすめです。

メールアドレスは簡単に作成できるため、ぜひ就活専用メールアドレスの作成を検討してみてください。

  | 採用担当者へ送るメール内容に不安がある場合は、就活エージェントに添削してもらいましょう。

就活エージェントとは、専任のアドバイザーが求人紹介や選考対策、書類添削などを通じて学生の就職活動を総合的にサポートするサービスです。

就活のプロにメールの表現や構成を確認してもらうことで、自分では気付けない改善点を把握できます。

また、客観的なアドバイスを取り入れることで、より適切で伝わりやすいメールを作成できるでしょう。

なお、第三者にメールを確認してもらうときは、機密情報が含まれていないことを確認してください。

就活エージェントについて知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

就活で送るメールの例文【7選】

ここからは、就活で使えるメールの例文をシチュエーションごとに紹介します。

これから企業へメールを送る方は、参考にしてみてください。