履歴書を特定記録郵便で送る時のマナーと印象を解説

履歴書は、就活において企業との最初の接点となる重要な要素です。

履歴書の内容ももちろんですが、どのように送付するかによって、あなたのビジネスマナーや社会人としての意識が伝わることも少なくありません。

その中でも「特定記録郵便」は、コストと信頼性のバランスが取れた履歴書の送付方法として、多くの就活生に選ばれています。

しかし、「本当に特定記録で問題ないのか」や「どのような手順で送ればいいのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで、本記事では特定記録郵便を利用するメリットから、履歴書を郵送するときの基本マナーまで、就活生が押さえておくべきポイントを網羅的に解説します。

特定記録郵便とは？

特定記録郵便とは、日本郵便が提供している郵送サービスのひとつです。

他の郵送サービスとは、以下のような点が異なります。

項目	普通郵便	特定記録郵便	簡易書留	一般書留
追跡	×	○	○	○
配達方法	ポスト投函	ポスト投函	対面受取（印鑑）	対面受取（印鑑）
補償	×	×	○（上限あり）	○（高額補償）
特徴	手軽だが記録なし	追跡可能で低コスト	安全性と確実性が高い	高価な重要物向け

特定記録郵便では、郵便物に専用の番号が付与され、その番号を使って配送状況を確認できます。
さらに、郵便局が荷物を受け取った記録だけでなく、その後の配送状況もインターネットで追跡できます。

また受領印が不要で、通常の郵便と同じようにポストへ配達されるため、受け取り手の負担も軽減できるでしょう。

特定記録郵便は、基本料金に+210円で利用できます。
なお、履歴書は法律上「信書」に該当するため、ゆうメールや宅配便では送れません。
必ず郵便物（第一種郵便）として送付しましょう。

他の郵送サービスとの違いについて知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

履歴書の郵送で履歴書を送るのには、以下のようなメリットがあります。

 履歴書の送付に特定記録郵便が適している理由のひとつが、郵送した記録が残ることです。

特定記録郵便は、郵便局で引き受けた時点で記録が残り、追跡番号によって配送状況を後から確認できます。

さらに、配達後に配達完了メールを受け取れるサービスもあるため、発送されているかどうかが見分けられます。

万が一「届いていない」といったトラブルが発生した場合でも、発送した事実を客観的に示せる特定記録郵便は、安心材料となるでしょう。

 特定記録郵便は、簡易書留や一般書留と比較して料金を抑えられます。

簡易書留や一般書留の基本料金に加算する料金は、以下のとおりです。

就活では複数の企業に履歴書を送ることもあるため、コストを抑えながら一定の安全性を確保できるのは大きな利点といえます。

 特定記録郵便は、ポスト投函を受け付けていませんが、郵便局の窓口に持っていくとスタッフが必要な準備を進めてくれます。

特別な書類等の記載は不要なため、初めて利用する方も簡単に手続きを進められます。

とくに、就活中はやることが多いため、郵送への労力を軽減することは、就活全体のパフォーマンスを高められるでしょう。

 特定記録郵便は完全な補償はないものの、郵便物の引き受けや配達の過程が記録されるため、普通郵便に比べて紛失リスクを軽減できます。

とくに、就活では履歴書の提出期限が決められているため、郵送状況を把握することは、安心感を得ることにもつながります。

また、履歴書は機密情報がたくさん記載されているため、特定記録郵便により紛失を防ぎましょう。

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特定記録郵便で履歴書を送ると失礼？企業への印象は？

特定記録郵便は受取人の受領印が不要で、通常の郵便と同じように企業の郵便受けに届きます。そのため、採用担当者に受け取りの手間をかけることはありません。

むしろ、配達記録を残して確実に届けようとする姿勢は、丁寧さや慎重さの表れとして受け取られることもあります。

企業から送付方法の指定がない限り、特定記録郵便は履歴書の送付方法として適切な選択肢のひとつです。

一方で、同じ記録付き郵便でも簡易書留は避けたほうがよいでしょう。

簡易書留は配達時に受取人の受領印が必要なため、採用担当者に対応の手間をかけてしまいます。さらに、担当者が不在の場合は再配達となり、届くまでに時間がかかるリスクもあります。

「記録を残したいが、企業に負担をかけたくない」という場合は、特定記録郵便が最もバランスの取れた選択肢といえます。

企業から特に指定がなければ、普通郵便で送っても問題ありません。

実際、多くの採用担当者は送付方法を気にしておらず、履歴書の内容や提出期限を守っているかどうかが重要視されます。

ただし、普通郵便には追跡機能がないため、「届いたかどうか確認したい」という方には特定記録郵便がおすすめです。

履歴書を特定記録郵便で送る手順

履歴書を特定記録郵便で送る手順は、以下の5ステップです。

どのようなときに履歴書を郵送で提出する？

近年は、メールやWeb提出が主流になりつつありますが、郵送で提出するケースも依然として多く存在します。

では、どのようなときに郵送での提出が求められるのでしょうか。

ここからは、履歴書の郵送が求められる主なケースを4つ紹介します。

  企業によっては、履歴書を社内で一括して管理しやすくするなどの理由により、郵送での提出を指定されることがあります。

履歴書の提出方法は、募集要項や採用ページに明記されていることが多く、応募者はそれに沿って対応することが求められます。

また、企業説明会などで伝えられることもあるため、履歴書の提出方法は事前に把握しておきましょう。

紙媒体の履歴書を扱っている企業では、面接や企業説明会で履歴書を持参することがあります。

  しかし、予定変更やスケジュールの都合により、企業に直接訪問できないケースも少なくありません。

さらに、近年ではオンラインでの面接や企業説明会なども増えており、郵送で履歴書を提出することを指定する企業は現在も存在しています。

  紙媒体の履歴書は、企業へ訪問して提出することが一般的ですが、応募先企業が遠方にあり訪問が難しい場合は、郵送での提出が認められています。

とくに、就活はスーツ代やオンライン選考用の機材など、さまざまな出費があるため書類提出のためだけに訪問するのは効率的とはいえません。

そのため、遠方の企業に応募する際は、郵送も一般的な提出手段として利用されています。

履歴書の形式を指定していない企業は少なくありません。

  履歴書の形式が自由で採用ページや求人票にメール送付の記載がないときは、郵送での提出が認められることがあります。

不明な場合は企業に確認するのが望ましいですが、指示がない場合は郵送で対応するのが無難です。

履歴書を郵送するときの基本マナー【7つ】

履歴書を郵送するときは、内容だけでなく送り方そのものも評価対象になります。

ここからは、就活生が押さえておくべき基本マナーを7つ紹介します。

郵送マナーをはじめとした就活に役立つビジネスマナーを就活のプロへ相談したい方は、新卒採用に特化した求人サイト「リクスタ」をご利用ください。

  | 履歴書を郵送する際は、必ず送付状を同封しましょう。

送付状とは、書類を郵送する際に同封するあいさつと内容説明を兼ねた文書のことです。

応募の意思や簡単な挨拶、同封書類の内容を記載することで、採用担当者に分かりやすく伝えられます。

さらに、書類だけを送るよりも送付状を同封することで、丁寧な印象を与えられ、ビジネスマナーを理解していると評価されやすくなります。

なお、送付状を作成するときは、伝えたい内容は絞り込み、読みやすさを意識しましょう。

  | 履歴書を郵送するときは、クリアファイルに入れてから封筒へ入れるようにしましょう。

クリアファイルに入れることで、配送中の折れや水濡れ、汚れを防ぎ、きれいな状態で企業に届けられます。

なお、履歴書を入れるクリアファイルは、色付きや柄入りのものを避け、無色透明のものを使用しましょう。

また、履歴書がぴったり収まるサイズを選ぶことで、きれいな状態を維持しましょう。

  | 履歴書を郵送する際は、装飾のない無地の封筒を使用しましょう。

ビジネスシーンではシンプルで清潔感のある見た目が好まれます。

無地の封筒を使うことで、落ち着いた印象を与えられるでしょう。

また、履歴書を入れる封筒は、書類を折らずに入れられる角形2号の封筒を使用しましょう。

  | 履歴書を郵送するときに使用する封筒へ記載する宛先は、「株式会社〇〇　人事部 採用担当　山田 太郎様」というように、必ず正式名称で正確に記載しましょう。

会社名を略したり誤って記載したりすると、相手に対して失礼な印象を与えてしまいます。

また、似た名前の企業や部署があると、略称では届けたい相手のもとへ履歴書を送れなくなります。

なお、担当者がわからない場合は、「株式会社〇〇　人事部　御中」などと記載しましょう。

  | 履歴書を入れた封筒を閉じるときは、封字を書きましょう。

封字とは、封筒を閉じたあとに記載する「きちんと封をしました」ということを示す印のことです。

封筒のフタを閉じた中央部分に「〆」や「封」といった印を記載することで、確実に封をしたことがわかります。

なお、封字はボールペンで消えないように記載しましょう。

また、履歴書を入れる封筒には、封字と併せて「履歴書在中」と記載しましょう。

  | 履歴書を郵送するときは、締切に余裕を持って送りましょう。

企業によって履歴書の郵送期限は指定された日までに企業へ書類が到着している「必着」か指定された日付までの消印（発送日）が押されていれば有効である「消印有効」かが異なります。

指定された期日が必着なのにもかかわらず消印有効であると勘違いしてしまうと、履歴書を受け付けてもらえないことがあります。

余裕を持って郵送することで、書類選考通過の第一歩を踏み出しましょう。

  | 履歴書を郵送した後は、送付完了のメールを送りましょう。

「いつ発送したか」を簡潔に伝えることで、企業側も到着予定を把握しやすくなります。

さらに、郵送中の遅延や未着などのトラブルがあった場合でも、事前に連絡しておくことで対応しやすくなります。

送付完了メールは必須ではありませんが、丁寧な印象を与えるためにも送付完了後にメールを送りましょう。

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企業へメールを送るときに意識すべきことについて知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

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履歴書を特定記録郵便で送るときによくあるQ&A【5選】

SNSやメールなどの普及により、郵便をあまり使わないという方も少なくありません。

そのため、履歴書を特定記録郵便で送るときにさまざまな疑問が生じることがあります。

そこで、ここからは履歴書を特定記録郵便で送るときによくある疑問をQ&A方式で5つ紹介します。

これから特定記録郵便で履歴書を送る方は、ぜひ参考にしてください。

通常の郵便よりも早く配達される速達は、履歴書の提出期限が迫っている際に多く活用される輸送サービスです。

特定記録郵便と速達を併用することで、安全かつ迅速に履歴書を提出できます。

なお、特定記録郵便と速達を併用する場合は、特定記録郵便の追加料金に加え、速達の追加料金（郵便物は+300〜690円、ゆうメールは+330円）が必要になります。

特定記録郵便は、郵便局で手続きを済ませると郵便物を引き受けたことを証明する受領証（控え）を受け取ります。

控えには引受日だけでなく、追跡番号や郵便局の情報なども記載されているため、インターネット上で配送状況を確認するのに欠かせません。

そのため、万が一の未着や遅延に備えて、結果が出るまでは手元に残しておきましょう。

また、紙での保管が面倒な方は、画像で保存しておくのもおすすめです。

一般的には差出日の翌日から数日以内に配達されますが、地域や時期によって前後する場合があります。

履歴書を期限内に必ず提出したい方は、期日に余裕を持って発送しましょう。

また、日本郵便株式会社では、郵便番号を入力することで配送日時の目安を確認できるため、ぜひ活用してみてください。

郵便局では、通常の郵便料金と特定記録の追加料金をまとめて支払えるため、その場で料金を精算できます。

そのため、切手を用意していなくても問題なく発送できます。

なお、あらかじめ切手を貼って持参しても問題はありません。

しかし、切手の金額が実際の郵送料より高いと差額は返金されず、不足分があれば窓口で追加料金を支払うため、切手を用意しないのがおすすめです。

国内の企業への応募では、日本国内の本社や採用拠点に書類を送ることが一般的です。

しかし、外資系企業や海外拠点で採用活動を進めている企業では、海外のオフィス宛に送付を求められることがあります。

また、海外勤務前提の採用や現地法人での採用の場合も、海外住所への郵送が指定されることは少なくありません。

近年は、多くの企業がWeb応募やメール提出を採用しているため、国境を越えて紙媒体の履歴書を送る機会自体が減少していますが、海外への郵送が必要かどうかは、企業の募集要項をしっかり確認しましょう。