転職の問い合わせはメールと電話どっち？好印象なマナーと例文

転職活動を始めたばかりの人は、求人への問い合わせをするときに「メールで送るべきか、電話をしたほうがいいのか」で迷うことも少なくありません。

一般的に、転職活動において採用担当者へ問い合わせるときは、メールが無難です。

メールは相手の都合を妨げにくく、やり取りの記録も残せる一方で、緊急性が高い場面やすぐに確認したいことがある場面では電話が有効です。

本記事では、メールと電話の違いや使い分け方、好印象を与える連絡マナーなどを詳しく解説します。

転職の問い合わせはメールと電話どちらが適切？

  結論から先にお伝えすると、転職において適切な連絡手段はメールとされています。

近年は、SNSやビデオ通話など、さまざまな連絡手段が存在していますが、その中でも電話やメールは幅広いビジネスシーンで重宝されています。

では、なぜ転職の問い合わせにおいてメールが適切とされているのでしょうか。

ここからは、転職の問い合わせはメールが一般的とされている理由を4つ紹介します。

  転職の問い合わせでメールが無難とされている理由のひとつが、受け手の業務を妨げないことです。

電話は、リアルタイムでやり取りするため、採用担当者の手を止めてしまうでしょう。

とくに、用件が多い場合は、長時間採用担当者を拘束してしまいます。

その一方で、メールは都合のいいタイミングで確認できるため、業務への影響を最小限に抑えられます。

  やり取りの記録が半永久的に残ることも、転職のやり取りでメールが適しているとされている要因のひとつです。

最近では通話を録音する機能が搭載されている電話もありますが、基本的に電話では会話内容が形に残りません。

そのため、認識のズレや言った言わないのトラブルが発生する恐れがあります。

その一方で、メールは履歴を後から確認できるため、重要な連絡事項も正確に共有しやすくなります。

  誤解のないように情報を整理して伝えられることも、メールが転職の問い合わせ手段として選ばれる理由のひとつです。

電話では、相手から言われたことについて瞬時に反応しなければならないため、焦って失礼なことや誤ったことを発言することも少なくありません。

その一方で、メールは文章としてまとめることで内容を見直せるため、伝え漏れや言い間違いを防げます。

結果として、正確で分かりやすいコミュニケーションを実現でき、相手にも安心感を与えやすくなります。

  時間や場所に縛られず連絡できることも、転職の連絡手段としてメールが活用される理由のひとつです。

休日や夜間に電話で連絡すると、つながらないだけでなく相手に迷惑をかけることも少なくありません。

さらに、騒がしい場所だと音声が聞き取りづらくなります。

その一方で、メールは好きなタイミングで送信できるため、在職中の求職者でも無理なくやり取りできます。

転職において電話での問い合わせが適しているケースは？

転職では、メールでの問い合わせが一般的ですが、電話での問い合わせが適していることがあります。

ここからは、転職において電話での問い合わせが適しているケースを4つ紹介します。

これから電話で問い合わせようとしている方は、参考にしてください。

  緊急性が高い問い合わせは、メールよりも電話が適しています。

一例として、面接日程の直前変更や当日の遅刻連絡など、迅速な対応が求められる場面では電話での連絡がおすすめです。

メールは、送信してすぐに相手へ連絡事項が伝わるわけではありません。

送信してからラグがあるだけでなく、送ったメールを見落とす恐れがあります。

その一方で、電話はつながったタイミングで用件を伝えられるだけでなく、留守電メッセージを残すこともできます。

  メールの返信が来ないときも電話での問い合わせが適切です。

企業からの返信が必要なのにもかかわらず、一定期間待ってもメールでの連絡がない場合、担当者がメールを見ていなかったり、返信し忘れていることがあります。

とくに、重要な連絡が滞ると、選考に影響が出かねません。

電話では、すぐに相手からの返事を聞けるため、スムーズに転職活動を進められます。

企業への問い合わせや日程調整に不安がある方は、転職エージェントの活用も選択肢のひとつです。
リクスタでは、企業とのやり取りを専任アドバイザーが代行するため、連絡マナーで悩む必要がなくなります。

  企業から転職での問い合わせ手段を電話で指定されている場合は、電話で連絡してください。

募集要項や案内に電話対応の記載がある場合は、その指示に従うことが基本です。

企業側が指定した方法で連絡することで、スムーズなコミュニケーションを実現できます。

  文章では伝えにくい複雑な内容は、電話での問い合わせが適切です。

複雑な内容を文章で伝えようとすると、文章が長くなって読みづらくなります。

さらに、自分ではわかりやすく伝えたつもりでも、相手が上手く理解できないことも少なくありません。

電話では、文章では伝えにくい細かなニュアンスや背景を直接説明できます。

転職の問い合わせ – メールの基本マナー【7つ】

転職において、メールは企業との第一印象を左右する重要なコミュニケーション手段です。

基本的なマナーを押さえることで、丁寧で信頼感のある印象を与えられます。

ここからは、転職におけるメールの基本的なマナーを7つ紹介します。

メールでの問い合わせで好印象を与えたい方は、こちらの記事をご覧ください。

  | メールで問い合わせするときは、簡潔かつ具体的に書くことを意識しましょう。

冗長的で要点が伝わりにくい文章は、読み手の負担になってしまいます。

とくに、採用担当者は多くの求職者から送られてきたメールを読まなければならないため、長文のメールは採用担当者に悪い印象を与えかねません。

結論を先に伝えたうえで必要な情報を補足する構成にすることで、伝わりやすいメールを作成しましょう。

  | 転職の問い合わせで宛名を記載するときは、正式名称で正確に記載するようにしましょう。

企業名や部署名を略したり、誤った表記を使ったりすると、ビジネスマナーに欠ける印象を与えてしまいます。

「株式会社〇〇　人事部　採用担当　田中様」というように、企業名や部署名、役職などを略さずに記載しましょう。

担当者名がわからない場合は、「採用担当者様」などと記載することで、丁寧さを示しましょう。

  | 転職でメールを送るときは、必ず冒頭で名乗りと挨拶を入れましょう。

「お世話になっております。〇〇と申します。」というような一文を加えることで、ビジネスメールとしての体裁が整います。

冒頭からビジネスマナーを意識することで、落ち着いた印象と信頼感を与えられるようになりましょう。

  | 転職活動についてメールで問い合わせるときは、丁寧な言葉遣いやクッション言葉を意識して使いましょう。

一例として、「恐れ入りますが」や「お手数をおかけしますが」といった表現を添えることで、相手への配慮が伝わります。

過度に堅苦しくする必要はありませんが、失礼のない表現を使うことで、好印象を与えられるようにしましょう。

  | 企業からのメールには、できるだけ早く返信するようにしましょう。

一般的には、24時間以内に返信することがマナーとされています。

返信が遅れると、意欲が低いと受け取られかねません。

早い返信を心掛けることで、誠実でスムーズなやり取りが期待できます。

なお、緊急の要件ではない場合は、「お手すきの際で問題ございません」や「ご都合のよろしいタイミングでご返信ください」など、急ぎでないことを自然に伝えましょう。

  | 転職の問い合わせでメールを送るときは、メールの最後に署名を必ず記載するようにしましょう。

署名で氏名や電話番号、メールアドレスを明記することで、企業側が連絡を取りやすくなります。

デザイン性の高い署名もありますが、シンプルな内容でも問題ないため、毎回忘れずに記載しましょう。

  | 転職活動で企業へメールを送るときは、必ず送信前に誤字脱字をチェックしましょう。

文章のミスや表現の誤りがあると、注意力やビジネスマナーに不安を持たれてしまいます。

とくに、企業名や担当者名の誤記は失礼にあたるため、落ち着いて最終確認を実施しましょう。

効率的に誤字脱字をチェックしたい方は、誤字脱字チェックツールを利用してみてください。

転職の問い合わせ – 電話の基本マナー【6つ】

転職の成功には、メールと併せて電話のマナーをおさえることも重要です。

ここからは、転職における電話の基本的なマナーを6つ紹介します。

  | 採用担当者へ電話で問い合わせるときは、相手の業務時間に配慮してかけるようにしましょう。

一般的には平日の10時〜17時頃が適切とされています。

始業直後や昼休み、終業間際は極力避けてください。

また、相手の忙しい時間帯を避けることで、落ち着いて対応してもらいやすくなり、印象の良いコミュニケーションを実現できます。

どうしても忙しい時間帯に電話をかける場合は、「お忙しいところ恐れ入ります」と伝えたり、折り返しや別の時間を提案したりしましょう。

  | 採用担当者へ電話を掛けるときは、できるだけ静かな環境へ移動するようにしましょう。

周囲の雑音が多い場所では、相手の声が聞き取りにくくなり、会話がスムーズに進まない原因になります。

落ち着いた場所を選ぶことで、相手にストレスを与えず、丁寧で配慮のある対応を心掛けましょう。

静かな場所へ移動できない場合は、「恐れ入ります、ただいま少々騒がしい場所におりまして」などと一言添えたり、かけなおしたりしましょう。

  | 採用担当者へ電話で問い合わせるときは、最初に名前と用件を簡潔に伝えるようにしましょう。

「お世話になっております。〇〇と申します。」といった一言を添えることで、丁寧な印象を与えられます。

さらに、要件を端的に伝えることで、相手が状況を把握しやすくなり、無駄のないスムーズなやり取りを実現できます。

  | 採用担当者へ電話するときは、明るくはっきりとした話し方を意識しましょう。

声のトーンや話し方は、そのまま印象に直結します。

暗い声や小さすぎる声は、採用担当者に悪い印象を与えかねません。

落ち着いたスピードで聞き取りやすく話すことで、安心感と信頼感を持ってもらえるようにしましょう。

  | 採用担当者へ電話で問い合わせるときは、必ずメモを取りながら会話するようにしましょう。

面接日程や持ち物など重要な情報を聞き逃すと、後からトラブルになりかねません。

必要に応じて内容を復唱することで認識のズレを防ぎ、正確な情報共有を実現できるようにしましょう。

  | 採用担当者へ電話で問い合わせるときは、電話の切り方にも最後まで気を配るようにしましょう。

一例として、会話の終わりには「ありがとうございました」や「失礼いたします」といった一言を添えましょう。

また、相手が通話を終えてから静かに切ることで、丁寧で礼儀正しい印象を残せます。

転職での問い合わせに関するQ&A【5つ】

メール・電話問わず、転職の問い合わせについてさまざまな疑問を抱いている方も少なくありません。

ここからは、転職の問い合わせでよくある悩みをQ&A形式で5つ紹介します。

なお、内容が多すぎると読み手の負担が大きくなるため、質問は優先順位をつけて整理することが大切です。

箇条書きを活用しながら用件を簡潔にまとめることで、スムーズなやり取りを目指しましょう。

同じ件名のままやり取りを続けることで、メールの履歴がまとまり、内容の流れを把握しやすくなります。

なお、話題が大きく変わる場合には、件名を分かりやすく修正することで、話題が変わったことがわかりやすいようにしましょう。

一例として、「履歴書」や「職務経歴書」など、誰が見ても内容が理解できる名称に変更してから送付してください。

また、本文中で添付ファイルの内容を明記することで、相手が安心して確認できるようになります。

さらに、Wordファイルなどは閲覧する端末やソフトのバージョンによって文字の配置や改行がずれることがあるため、PDFファイルなどのレイアウトをそのまま保持できる形式を活用しましょう。

平日日中帯に出られないときは、会議中や来客対応など一時的に手が離せない状況であることが考えられます。

そのため、直ぐにかけなおしても、対応できないだけでなく、「急かされている」や「しつこい」といった印象を与える恐れがあります。

頻繁な着信は業務の妨げになるため、一定の間隔を空けることで、相手に配慮した行動を意識しましょう。

企業の代表番号や部署の固定電話は、複数人で対応できる体制が整っていることが多く、確実につながりやすい傾向があります。

なお、携帯電話が担当者直通として明記されている場合は、その指示に従って連絡することが適切です。

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